مدیریت تمام امور مربوط به ریاست دفتر مقام ریاست عمومی اداره امور ریاست جمهوری ا.ا، و ریاست های تحت اثر، حصول اطمینان از اینکه، تمام امور دفتری در این اداره و ارگان های دولتی، در مطابقت با قوانین، اصول موضوعه، در زمان معین آن، به صورت درست و بدون سکتگی به پیش میرود.
وظایف:
- ترتیب، ثبت و ابلاغ احکام و فرامین مقام عالی ریاست جمهوری ا.ا، (ترتیب احکام و فرامین، در حالات خاص، از جانب ریاست دفتر مقام اداره امور، صورت میگیرد.)؛
- ترتیب یادداشت ها، برای ارائه به مقام عالی ریاست جمهوری ا.ا، جهت کسب هدایت آن مقام، (حسب لزوم دید مقام اداره)
- ثبت، ابلاغ و پیگیری هدایات و تعهدات مقام عالی ریاست جمهوری ا.ا، و ارایه گزارش، به مقام ریاست عمومی اداره امور؛
- ترتیب، ثبت و ابلاغ احکام و هدایات رئیس عمومی اداره امور ریاست جمهوری ا.ا، و پیگیری آن ها؛
- دریافت یاداشت های ادارات تحت اثر اداره امور، درج آن ها در دیتابیس و ارسال آنها به سکرتریت مقام عالی، جهت کسب هدایت مقام عالی؛
- تامین ارتباط کاری با معاونین ریاست عمومی اداره امور ریاست جمهوری ا.ا؛
- ایجاد هماهنگی لازم مقام ریاست عمومی اداره امور ریاست جمهوری ا.ا، با هیأت رهبری وزارت ها و ادارات دولتی؛
- ارئه گزارش از کارکرد معاونیت ها و ریاست های مربوطه، به مقام ریاست عمومی اداره امور ریاست جمهوری ا.ا؛
- پیگیری از وظایف مصوبات کابینه جمهوری ا.ا، مربوطه به ریاست عمومی اداره امور و ارایه گزارش توحیدی از اجراآت آن به مقام ریاست عمومی اداره امور؛
- تامین سهولت لازم، در مراسلات رسمی ریاست عمومی اداره امور ریاست جمهوری ا.ا، با تمام ادارات دولتی؛
- ارسال نامه های متحدالمال، به تاسی از هدایات مقام عالی و مقام اداره، در راستای تحقق اصل حکومت داری خوب،
- ثبت الکترونیکی تمامی اسناد وارده و صادره در ریاست عمومی اداره امور و راجستر آنها، با مهر و تاریخ معین،
- پیگیری از چگونگی اجراآت اسناد وارده معاونیت ها و ریاست های این اداره و اصدار نتایج ان ها، با مهر مشخص به مراجع مربوط. (وزارت ها /ادارات)؛
- کنترول، تفکیک و استفامت دهی اسناد وارده و صادره، جهت حصول اطمینان از ضمایم، عناوین، امضا و اولویت بندی اسناد عاجل، محرم و عادی، به منظور اجراآت لازم، از طریق ادارات ذیربط؛
- ارائه معلومات به تمام ارگان های دولتی و مراجعین، به اساس تقاضای رسمی آن ها، در مورد سوابق اسناد سال های گذشته، طبق هدایت رهبری ریاست عمومی اداره امور؛
- ثبت و راجستر به موقع احکام و فرامین، در دیتابیس مربوطه؛
- ترتیب اجندا، تنظیم جلسات اداری و رهبری اداره امور و ارسال فیصله های آن، به ادارات مربوط و پیگیری از چگونگی تحقق آن ها؛
- فراهم آوری تسهیلات لازم، در عرصه های اداری و تخنیکی، برای رئيس عمومی اداره امور ریاست جمهوری؛
- فراهم آوری تسهیلات لازم، به منظور تنظیم بهتر امور ثبت و اجراآت لازم، در مورد عرایض و شکایات شهروندان کشور، در صورت لزوم، تنظیم ملاقات آن ها، با مقام ریاست عمومی اداره امور؛
- تنظیم ملاقات کارمندان عالی رتبه دولتی و بزرگان محلی، با مقام ریاست عمومی اداره امور؛
- توحید پلان کاری ادارات مربوط و جمع آوری و توحید اجراآت، در زمینه و ارائه آن، به مقام ریاست عمومی اداره امور؛
- ترتیب پلان کاری ریاست عمومی اداره امور ریاست جمهوری، بر مبنای پلان کاری ادارات ذیربط؛
- سازماندهی جلسات بین الاداراتی داخلی، در مورد مشکلات ذات البینی شان؛
- ترتیب و ارائه یادداشت های تحلیلی، در مورد اسناد، پیشنهاد ها و عرایض، جهت اخذ هدایت مقام ریاست عمومی اداره امور؛
- ایجاد فضای تفاهم و هماهنگی با تمام ادارات دولتی و غیر دولتی، اشخاص خبره، بزرگان قومی و شخصیت های حکمی و حقیقی، جهت تحقق هدایات شفاهی مقام ریاست عمومی اداره امور.